Wie kann ich mein Event absagen?

Du kannst dein Event einfach im Cockpit bei Eventfrog absagen. Bei einer Absage entscheidest du zudem, ob du die Rückerstattung über Eventfrog abwickeln lassen möchtest, oder sie selbst vornehmen willst. In jedem Fall werden deine Ticketkäufer:innen, die ihre Tickets online erworben haben, automatisch via E-Mails informiert.

Willst du dein Event lediglich verschieben, geht es hier zur Anleitung «Verschiebung des Events».

Vorgehen: Event absagen

Wenn du dein Event absagen willst, kannst du das einfach im Cockpit machen.

Logge dich ein und wähle in der Event-Übersicht das Event an, den du absagen willst.

Gehe bei «Verkauf» auf «Verkaufsstart, -stop, Absage» und klicke dort auf den Button «Event absagen».

Bitte beachte: Die Absage kann auch durch Eventfrog nicht rückgängig gemacht werden!

Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier kannst du einen «Absagegrund» angeben. Dieser Text wird den Ticketkäufer:innen in der E-Mail mitgeschickt, die sie über die Absage informiert.

Über die Absage werden nur die Ticketkäufer:innen per E-Mail informiert, die ihre Tickets online erworben haben. Bei den Tickets, die via «Vorverkauf» verkauft wurden, verfügt Eventfrog nicht über die Käuferdaten. Somit ist es wichtig, dass du diese Ticketkäufer:innen selbst über die Absage informierst.

Als Nächstes wählst du die Art der Rückerstattung aus. Du hast die Wahl zwischen einer Rückerstattung durch Eventfrog (kostenpflichtig) und einer eigenständigen Rückerstattung, bei der du die Ticketpreise selbst an Ticketkäufer:innen (rück-) überweist.

Automatische Rückerstattung über Eventfrog

Wenn du die Rückerstattung über Eventfrog anwählst, hast du die Möglichkeit Eventfrog noch eine Mitteilung zu schicken. In dieser Nachricht kannst du uns über Einschränkungen bei der Rückerstattung informieren. Bleibt das Mitteilungsfeld leer, so gehen wir davon aus, dass den Ticketkäufer:innen der volle Preis zurückerstattet werden soll.

Bitte setze im Folgenden das Häkchen bei «Ich bestätige hiermit, dass ich mit den für die Rückerstattung anfallenden Kosten von pauschal 50 € plus 0,99 € + 3,9 % pro Ticket (zzgl. MwSt.) einverstanden bin.»

Hierbei handelt es sich um eine Pflichtangabe für die Rückerstattung über Eventfrog, mit der du bestätigst, dass du mit den anfallenden Kosten einverstanden bist.

Klicke nun auf «Event absagen», um deine Auswahl zu bestätigen.

Event absagen III zweites Modal Rückerstattung über Eventfrog

Wichtige Hinweise zur automatischen Rückerstattung

Eventfrog kann nur online verkaufte Tickets automatisch zurückerstatten. Nur hier verfügen wir über die Daten der Ticketkäufer:innen sowie die Einnahmen.
Tickets, die via «Vorverkauf» oder «Vorkasse / Vorauskasse» verkauft wurden, müssen von dir selbst zurückerstattet werden.
Wurden lediglich die Zahlungsarten «Vorverkauf» oder «Vorkasse / Vorauskasse» angeboten, so ist eine automatische Rückerstattung über Eventfrog nicht wählbar / möglich.
Zu den Kosten, die für die Rückerstattung anfallen, kommen die regulären Kosten für das gewählte Event-Modell hinzu.

Zeitliche Begrenzung bei automatischen Rückzahlungen

Bitte beachte, dass die Ticketzahlungen nur einen bestimmten Zeitraum zurückliegen dürfen, damit Eventfrog diese automatisch zurückerstatten kann:

Zahlungseingänge in der Schweiz und in Österreich: Die Zahlungen der Tickets dürfen nicht älter als 365 Tage sein
Zahlungseingänge in Deutschland: Bei den Zahlungsarten Giropay und SOFORT Überweisung darf der Kauf nicht länger als 180 Tage zurückliegen.

Ablauf der Absage mit automatischer Rückerstattung

So geht es weiter:

Deine Ticketkäufer:innen bekommen eine E-Mail, die sie über die Absage informiert.
Du bekommst per E-Mail die Bestätigung, dass du das Event abgesagt hast.
Eventfrog wickelt die Rückerstattung ab.
Die Ticketkäufer:innen bekommen eine E-Mail mit der Information, dass die Rückerstattung ihres Tickets erfolgreich war. (In seltenen Fällen können die Tickets nicht rückerstattet werden. Dann werden sie an die Veranstalter:in verwiesen.)
Dir werden eine Abrechnung und eine Übersicht der Rückerstattungen per E-Mail zugeschickt. Konnten Tickets nicht automatisch zurückerstattet werden, so erscheinen diese in der Übersicht, damit du sie gegebenenfalls manuell zurückerstatten kannst.

Bitte begleiche die Rechnung für die Rückerstattung zeitnah. Bitte beachte, dass diese Rechnung die Kosten, die für das Plus- und Pro-Modell anfallen, beinhaltet.

Eigenständige Rückerstattung

Wenn du dich für eine eigenständige Rückerstattung entschieden hast, überweist du Ticketbeträge selbstständig zurück.

So geht es weiter:

Deine Ticketkäufer:innen bekommen eine E-Mail, die sie über die Absage informiert.
Du bekommst per E-Mail die Bestätigung, dass du das Event abgesagt hast.
Die Ticketkäufer:innen bekommen eine E-Mail mit der Information, dass ihre Tickets storniert wurden und sie den Ticketpreis von dir als Veranstalter:in zurückerstattet bekommen.
Die Einnahmen (exkl. Kosten für Event-Modell sowie beanspruchte Leistungen) werden dir ausbezahlt. Du kannst die Rückerstattungen nun selbst vornehmen. Die Käuferdaten kannst du im Cockpit exportieren (Anleitung «Käuferdaten exportieren»).

Bitte beachte: Die Event-Einnahmen werden erst nach dem eigentlichen Eventdatum ausbezahlt.

Stelle zudem sicher, dass du deine Bankangaben hinterlegt hast. Bei diesem Event kannst du unter «Adresse Veranstalter:in» eine bestehende Adresse bearbeiten oder eine neue hinzufügen. Wähle diese Adresse nach dem Speichern dann bei der «Bankangaben-Adresse» aus.

Falls du deine Bankangaben noch nicht hinterlegt hast oder du diese anpassen willst, bearbeite das entsprechende Event und rufe unter «Event» den Abschnitt «Adresse Veranstalter:in» auf. Nun kannst du entweder eine bestehende Adresse bearbeiten oder eine neue hinzufügen. Hier kannst du auch deine «Bankangaben hinzufügen».

Normalerweise erhältst du die Einnahmen nach dem Event-Enddatum innerhalb von 10 Tagen.

Event absagen mit «Geld-zurück-Garantie»

Sage dein Event wie oben geschrieben ab. Die Rückerstattung der online verkauften Tickets erfolgt dann automatisch über Eventfrog.

Du musst nichts weiter unternehmen. In der Endabrechnung des Events siehst du, wie viele Tickets zurückerstattet wurden. Die Kosten pro rückerstattetes Ticket sowie die Pauschale für die Abwicklung der Rückerstattung werden mit dem hinterlegten Depot verrechnet. Den Restbetrag, falls vorhanden, bekommst du auf dein hinterlegtes Bankkonto gutgeschrieben.

Vorverkauf oder Vorkasse / Vorauskasse: Tickets, die du physisch via Vorverkaufsstellen oder per Vorkasse / Vorauskasse verkauft hast, musst du selbst zurückerstatten, da Eventfrog weder über die Einnahmen noch die Daten der Ticketkäufer:innen verfügt. Bitte kontaktiere diese Ticketkäufer:innen selbstständig.

Die Bearbeitung der Rückerstattung kann bis zu zwei Werktage in Anspruch nehmen. Deine Ticketkäufer:innen bekommen den Ticketpreis binnen 7 Tagen auf das Zahlungsmittel zurücküberwiesen, mit dem sie die Tickets erworben haben.

Ich habe die «Geld-zurück-Garantie» beantragt, aber das Depot noch nicht hinterlegt. Jetzt muss ich mein Event absagen. Wie gehe ich vor?

In diesem Fall sagst du das Event (wie oben beschrieben) im Veranstalter-Cockpit ab.

Wähle bei der Absage an, dass du die Abwicklung der Rückerstattung von Eventfrog vornehmen lassen willst. Daraufhin bekommst du von Eventfrog eine neue Rechnung.

Der Rechnungsbetrag unterscheidet sich gegebenenfalls von der Depot-Rechnung, da dieser nur die Tickets für die Rückerstattung mit einbezieht, die tatsächlich verkauft wurden. Bei der Rechnung für das Depot wird mit der Gesamtmenge der angelegten Tickets gerechnet. Somit kann die tatsächliche Abrechnung niedriger ausfallen als die Depot-Rechnung.

Wie bei der Geld-zurück-Garantie übernehmen wir die Rückerstattung für die online verkauften Tickets. Bitte beachte, dass du die Tickets, die via «Vorverkauf» oder «Vorkasse / Vorauskasse» verkauft wurden, selbst zurückerstatten musst, da Eventfrog in diesem Fall nicht über die Käuferdaten und Zahlungsinformationen verfügt.