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Die Vorfreude ist da: Endlich dürfen ab dem 6. Juni wieder Events bis 300 Personen durchgeführt werden. Der Bundesrat hat am 27.05.2020 die Lockerungen für Veranstaltungen nach dem Lockdown bekannt gegeben. Doch was musst du als Veranstalter alles unternehmen, um die BAG-Richtlinien einzuhalten? Diese 5 Tipps verhelfen dir trotz Einschränkungen zu einem regelkonformen und erfolgreichen Event.
Tipp 1: Anforderungen ans Contact-Tracing über Personalisierung erfüllen
Der Abstand zwischen den Veranstaltungsbesuchern ist weiterhin wichtig, um das Ansteckungsrisiko mit Covid-19 zu minimieren. Kann die Abstandsregel nicht eingehalten werden, so bist du verpflichtet, eine Kontaktliste zu führen. Dafür kannst du auch die Personalisierungsfunktion von Eventfrog nutzen. Über die «Corona-Personalisierung» kannst du mit einem Klick für deine Gäste die Pflichtangaben so konfigurieren, dass beim Kauf pro Ticket die wichtigsten Angaben, wie Vor- und Nachnamen sowie Kontaktmöglichkeiten angegeben werden müssen.
Zusätzlich hast du mit personalisierten Tickets den Vorteil, dass du an der Abendkasse keine Diskussionen darüber führen musst, ob jemand seine Daten angeben möchte oder nicht. Zudem verhinderst du, dass eine Warteschlange an der Abendkasse entsteht. Falls du dich dennoch für eine Abendkasse entscheidest, kannst du die zusätzlichen Ticketkäufer auch direkt digtal im Eventfrog-Cockpit inkl. Kontaktangaben über die Personalisierung erfassen und hast alle Daten an einem Ort.
Tipp 2: Hygiene und Abstandsmassnahmen über Saalplan oder Zeitfenster einhalten
Wenn du einen Event erfasst, kannst du auch den Saalplan für einen sitzplatzgenauen Verkauf verwenden und an die Richtlinien des Bundesrats anpassen. Sei es die Anzahl Plätze auf 300 zu reduzieren, gewisse Plätze zu blockieren oder Zonen bzw. Sektoren einzurichten z. B. für Stehveranstaltungen oder besonders gefährdete Personen.
Für Veranstalter mit fester Bestuhlung haben wir eine eigene Funktion eingebaut, die dafür sorgt, dass bei Reservationen zwischen deinen Besuchern bzw. Besuchergruppen immer automatisch links und rechts ein Platz blockiert wird. Mehr dazu findest du in diesem Beitrag.
Bei Stehveranstaltungen musst du mit 4m2 Abstand pro Person rechnen, d.h. die verfügbare Fläche an deiner Location, kann die Anzahl Stehplätzen reduzieren.
Weiter kannst du die folgenden Funktionen für die Einhaltung der Hygiene- und Abstandsregeln nutzen:
Tipp 3: Animiere deine Zielgruppe dazu Tickets zu kaufen
Die letzten Monate spüren wir in der Event- und Veranstaltungsbranche alle. Trotzdem ist es jetzt wichtig, deine Zielgruppe anzusprechen und neue Ticketkäufer zu finden, damit die Einnahmen trotz der Einschränkungen bei der Wiedereröffnung so hoch wie möglich sind. Unsere kostengünstigen Angebote, um deinen Event zu bewerben, verhelfen dir zu einem ausverkauften Anlass. Mit Gutscheinen kannst du auch den Umsatz vor Ort zum Beispiel an der Bar steigern.
Tipp 4: Nutze die Entry App für den Einlass während dem Event
Mit der Entry App kannst du nicht nur gefahren- und kontaktlos Tickets prüfen und entwerten, sie funktioniert auch gleichzeitig an mehreren Eingängen und ist schnell. Das hilft dir, Menschenansammlungen beim Einlass zu vermeiden. Du hast auch jederzeit den Überblick darüber, wie viele Personen sich im Saal befinden und kannst bei einer Kontrolle sicher Auskunft geben.
Tipp 5: Zusätzliche Einnahmen durch Live-Streaming
Richte zusätzlich zum Event vor Ort ein Live-Streaming ein und generiere zusätzliche Einnahmen damit, um mehr als 300 Personen zu erreichen. Wie du ein Live-Streaming erstellst, erfährst du hier.
Schutzkonzepte der Verbände:
Wichtig! Mach dich zusätzlich mit dem Schutzkonzept deines Verbandes vertraut und prüfe vor Ort, wo du welche Markierungen anbringen und wie du deine Mitarbeitenden schulen bzw. ausstatten musst. Folgende Schutzkonzepte sind bereits vorhanden:
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